Das läuft bei mir selbst

• Anfragen

  Bisher: Eine Anfrage kommt rein, ich lese sie, tippe sie ab und antworte, wenn ich dazu komme.

  Jetzt: Eine Anfrage über das Formular wird erkannt, eingeordnet und als Kontakt im CRM angelegt, mit Aufgabe. Ich bekomme sofort eine Nachricht aufs Handy, der Interessent eine Auto-Antwort. Auch eine Sprachnotiz zu einem Kontakt landet dort als Notiz.

  Ergebnis: Keine Anfrage bleibt liegen, und jeder Kontakt steht mit seiner Vorgeschichte im CRM.

• Terminbuchung

  Bisher: Drei Mails hin und her, bis ein Termin steht, und dann noch den Videolink schicken.

  Jetzt: Du siehst meine freien Zeiten und buchst selbst. Die Bestätigung kommt mit Videolink. Absagen und Umbuchen geht über einen Link in der Mail. Die Erinnerung vor dem Termin ist noch in Arbeit.

  Ergebnis: Der Kalender stimmt, und ich muss kein Hin und Her mehr organisieren.

• Checkliste als Download

  Bisher: Jemand will die Checkliste, ich schicke sie von Hand und vergesse, nachzufassen.

  Jetzt: Du trägst deine E-Mail ein und bestätigst sie. Die Checkliste kommt per Mail, in den Tagen danach folgen zwei weitere Tipps.

  Ergebnis: Wer Interesse hat, bekommt von allein etwas Nützliches. Und ich sehe, wer sich gemeldet hat.

• Mein eigenes CRM

  Bisher: Kontakte in einer Liste, Angebote in einer Vorlage, Rechnungen noch einmal woanders.

  Jetzt: Kontakte, Pipeline, Aufgaben, Angebote und Rechnungen an einem Ort. Jeden Morgen gibt es einen Tagesüberblick. Aus einem angenommenen Angebot wird per Klick eine Rechnung.

  Ergebnis: Ich sehe morgens auf einen Blick, was ansteht, und alles hat seinen Platz.

• Zeiterfassung

  Bisher: Abends aus dem Kopf nachtragen, wer wann wofür Zeit gekostet hat.

  Jetzt: Ich melde eine Zeit per Sprachnachricht oder Text. Die KI ordnet Kunde, Projekt und Tätigkeit zu. Ist etwas offen, rät sie nicht, sondern meldet sich.

  Ergebnis: Meine Zeiten sind gebucht, bevor ich sie vergesse.

• Chat-Assistent Fiete

  Bisher: Fragen außerhalb meiner Bürozeiten bleiben unbeantwortet.

  Jetzt: Fiete sitzt unten rechts auf jeder Seite und antwortet aus dem Wissen dieser Website. Willst du mit mir sprechen, übergibt er dein Anliegen nur, wenn du ausdrücklich zustimmst.

  Ergebnis: Du bekommst sofort eine Antwort. Probier es einfach aus, unten rechts. Fiete ist eine KI und kann sich irren.

• Marketing mit Freigabe

  Bisher: Beiträge schreiben kostet Zeit, also passiert es zu selten.

  Jetzt: Jeden Morgen sammelt ein Lauf Themen aus meiner Branche und bündelt sie zu Ideen. Daraus entstehen Entwürfe für Blog, LinkedIn, Instagram, Google-Profil und Newsletter, samt Bild. Ich lese, ändere und gebe frei, bevor irgendetwas erscheint.

  Ergebnis: Ich muss nicht bei null anfangen, und es erscheint nichts, was ich nicht gesehen habe.

• Gesprächsnotizen landen beim Kontakt

  Bisher: Nach einem Gespräch Notizen in einer App, der Kontakt im CRM weiß nichts davon.

  Jetzt: Notizen aus Videogesprächen werden alle zehn Minuten geholt, über den Kalender dem Gesprächspartner zugeordnet und beim Kontakt im CRM abgelegt.

  Ergebnis: Jeder Kontakt hat seine Vorgeschichte, ohne dass ich etwas abtippe.

• Neukunden finden

  Bisher: Hotels und Restaurants in der Region von Hand suchen und abschreiben.

  Jetzt: Ein Lauf findet Betriebe einer Branche über frei verfügbare Kartendaten, ergänzt die Kontaktdaten aus dem Impressum und legt sie geprüft im CRM ab.

  Ergebnis: Ich arbeite eine fertige Liste ab, statt eine zu bauen.

• Kommentare, Nachrichten und Zahlen an einem Ort

  Bisher: Drei Plattformen, drei Apps, Kommentare und Nachrichten bleiben liegen.

  Jetzt: Eine Übersicht im Browser zeigt Kommentare und Direktnachrichten aller Kanäle mit einem Antwortvorschlag in meinem Ton. Follower und Reichweite stehen daneben.

  Ergebnis: Zehn Minuten am Tag statt ständigem Wechseln zwischen Apps.

• Clips aus langen Videos

  Bisher: Aus einer Aufzeichnung von zwei Stunden drei kurze Clips schneiden kostet einen Abend.

  Jetzt: Die Aufzeichnung wird transkribiert, eine KI wählt die besten Momente, die Clips werden im Hochformat geschnitten, mit Untertiteln versehen und samt Texten bereitgelegt. Das läuft nachts.

  Ergebnis: Morgens liegen fertige Clips da, ich wähle nur aus.

• Wenn etwas hakt, weiß ich es zuerst

  Bisher: Ob eine Automation nachts hängen geblieben ist, fällt erst auf, wenn sich jemand beschwert.

  Jetzt: Jede Störung meldet sich sofort aufs Handy. Jeden Morgen prüft ein Lauf Fehlerquote, Warteschlange und Antwortzeiten und meldet nur Auffälliges. Alte Daten werden nach festen Fristen gelöscht.

  Ergebnis: Ich muss nicht nachsehen, ob alles läuft. Es sagt mir Bescheid.

Alles davon kann ich auch für dich bauen, passend zu deinem Betrieb. Was sich bei dir nicht lohnt, sage ich dir ehrlich. Mehr zum Vorgehen: Switch ON und typische Abläufe.