Welche Aufgaben lassen sich automatisieren? Fünf Prüffragen für deinen Betrieb
Kurz gesagt: Eine Aufgabe eignet sich für eine Automation, wenn sie sich regelmäßig wiederholt, festen Regeln folgt, mit digitalen Daten arbeitet, spürbar Zeit kostet und Abweichungen dabei unkritisch sind. Trifft das meiste zu, lohnt sich ein genauer Blick.
Von Marcel Hellmann. Stand: 2. Oktober 2026.
Die fünf Prüffragen
1. Wiederholt sich die Aufgabe?
Automationen leben von der Wiederholung. Was täglich oder wöchentlich anfällt, ist ein guter Kandidat. Was zweimal im Jahr vorkommt, kostet im Bau meist mehr, als es je einspart.
2. Folgt sie festen Regeln?
Eine einfache Probe: Könntest du den Ablauf einer neuen Kollegin in fünf Minuten erklären, ohne ständig „kommt drauf an" zu sagen? Dann lässt er sich in der Regel automatisieren. Wo doch etwas verstanden werden muss, etwa der Inhalt einer Mail, hilft KI.
3. Liegen die Daten digital vor?
Mails, PDFs, Tabellen, Formulare und Daten aus deinen Programmen kann eine Automation verarbeiten. Handschriftliche Zettel und Absprachen auf Zuruf müssen erst in eine digitale Form gebracht werden.
4. Kostet sie spürbar Zeit?
Kleine Zeitpotenziale werden unterschätzt. Eine halbe Stunde pro Arbeitstag ergibt bei rund 220 Arbeitstagen 110 Stunden im Jahr. Das sind fast drei Arbeitswochen für eine einzige Routineaufgabe.
5. Was passiert bei einer Abweichung?
Wenn eine Abweichung unkritisch wäre, kann die Automation allein laufen. Wenn sie teuer oder heikel wäre, baut man eine Freigabe ein: Die Automation bereitet vor, ein Mensch schaut drüber und gibt frei.
Typische Aufgaben, die sich gut eignen
| Aufgabe | Was die Automation übernimmt |
|---|---|
| Posteingang sortieren | Mails nach Anliegen erkennen, einsortieren, weiterleiten, Antwortentwurf vorbereiten |
| Daten übertragen | Angaben aus Formularen, PDFs und Mails auslesen und in Tabelle, CRM oder Buchhaltung eintragen |
| Angebote und Rechnungen | Entwurf aus vorhandenen Daten erstellen, nach Freigabe versenden und ablegen |
| Termine | Buchung, Bestätigung, Erinnerung und Kalendereintrag |
| Nachfassen | Erinnerungen zum richtigen Zeitpunkt senden und stoppen, sobald eine Antwort kommt |
| Berichte | Zahlen aus mehreren Programmen zusammenführen und regelmäßig verschicken |
Ausführlicher beschrieben sind diese Abläufe auf der Seite Beispiele.
Was sich nicht eignet
- Entscheidungen mit Verantwortung. Kulanz, Personalfragen, Preisverhandlungen. Hier kann eine Automation Informationen zusammenstellen, entscheiden muss ein Mensch.
- Seltene Sonderfälle. Was jedes Mal anders abläuft, lässt sich nicht sinnvoll in Regeln fassen.
- Unklare Abläufe. Wenn im Betrieb niemand genau sagen kann, wie etwas laufen soll, muss der Ablauf zuerst geklärt werden. Sonst wird das Durcheinander nur schneller.
So gehst du vor
- Schreib eine Woche lang auf, welche Aufgaben sich wiederholen und wie lange sie dauern. Eine Strichliste reicht.
- Geh die fünf Prüffragen für die drei größten Zeitpotenziale durch.
- Fang mit dem Ablauf an, der die meisten Fragen mit Ja beantwortet. Ein kleiner Erfolg bringt mehr als ein großer Plan.
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